La sfida

Gestire categorie diverse di partecipanti con dati, grafiche e badge specifici, mantenendo allo stesso tempo un processo di registrazione rapido. L'organizzazione aveva inoltre bisogno di comunicare in modo massivo con gli iscritti e distribuire un pass digitale facilmente disponibile sullo smartphone prima dell'arrivo in venue.

La soluzione WH Factory

Configurazione dell'evento e del database

WH Factory ha configurato l'evento sulla piattaforma gestionale web e strutturato il database fornito dall'organizzatore. I dati sono stati organizzati per categoria di partecipante, così da applicare correttamente regole, contenuti e layout grafici dedicati.

Comunicazioni massive e pass Wallet

Le comunicazioni pre-evento sono state gestite attraverso campagne email massive contenenti il pass Wallet. Il partecipante poteva salvare il proprio titolo di accesso sullo smartphone e averlo subito disponibile al momento dell'accredito.

Stampa badge on site con quattro totem self-service

In sede congressuale sono stati installati quattro totem self-service per la stampa autonoma del badge. La configurazione per categoria ha permesso di produrre badge coerenti con il profilo dell'iscritto, riducendo le attività manuali nella zona accredito.

Elaborazione dei dati

I dati raccolti e aggiornati durante il congresso sono stati elaborati per restituire all'organizzatore una base informativa ordinata e differenziata per categoria di partecipazione.

Il risultato

· 1200 badge stampati in venue 

· 4 totem self-service check in che hanno smaltito code e attese nel foyer della venue 

· Campagne email pre evento che hanno facilitato il flusso di accredito grazie all’integrazione software con Wallet Apple e Android 

L'integrazione tra database, pass Wallet e stampa self-service ha creato un percorso di accredito coerente per le diverse categorie, accompagnando i partecipanti dalla comunicazione pre-evento fino all'ingresso al congresso.