La sfida

Coordinare un elevato numero di iscritti e servizi differenti all'interno di un evento di quattro giorni, rendendo autonomi i partecipanti nelle operazioni più frequenti e offrendo agli sponsor strumenti utili per raccogliere e gestire i contatti generati durante il congresso.

La soluzione WH Factory

Accredito informatizzato e stampa badge

La zona accredito è stata dotata di postazioni di stampa presidiate e totem self-service. Il sistema ha associato il badge al profilo del partecipante, supportando la gestione delle categorie e delle autorizzazioni previste.

Totem con pagamento on site

Metà dei kiosk integravano una soluzione di pagamento on site. I partecipanti potevano completare autonomamente le operazioni previste, procedere al pagamento della quota di iscrizione e infine procedere alla stampa, riducendo i passaggi allo sportello e centralizzando le informazioni nel gestionale.

Controllo accessi e monitoraggio

Il badge è stato utilizzato per il controllo digitale degli accessi e per il monitoraggio delle presenze nelle aree congressuali, creando una base dati coerente per le elaborazioni successive.

Lead retrieval Base e Plus per gli sponsor

WH Factory ha messo a disposizione degli sponsor due livelli di servizio per la lead generation. Le soluzioni Base e Plus hanno consentito di acquisire in modo digitale i contatti dei visitatori e gestire più efficacemente le opportunità nate nell'area espositiva.

Campagna di comunicazione WhatsApp

Il progetto ha incluso un servizio di messaggistica WhatsApp per comunicazioni dirette e tempestive ai partecipanti durante il percorso congressuale.

Il risultato

· 3000 badge stampati 

· Oltre 50 acquisti tramite kiosk per un totale di circa 10 000 euro

· 15 stand sponsor hanno raccolto migliaia di contatti tramite lead retrieval

La combinazione tra self-service, pagamenti integrati, controllo accessi e lead retrieval ha supportato partecipanti, organizzatori e sponsor con strumenti diversi ma collegati alla stessa infrastruttura digitale.