La sfida

Ridurre le attività operative all'apertura dell'evento senza rinunciare alla flessibilità necessaria per accogliere ospiti non ancora presenti nel database. La soluzione doveva distinguere chiaramente il flusso dei partecipanti già censiti da quello delle registrazioni dell'ultimo momento.

La soluzione WH Factory

Importazione delle liste partecipanti

Le liste fornite dall'organizzatore sono state importate e verificate prima dell'evento, creando un database centralizzato utile per predisporre i badge e limitare le attività manuali in venue.

Prestampa dei badge

I badge degli ospiti già confermati sono stati prodotti in anticipo e organizzati per la distribuzione, velocizzando l'accoglienza dei partecipanti pre-registrati.

Stampa on site per le nuove iscrizioni

Una postazione di stampa in sede ha consentito di registrare eventuali nuovi partecipanti e produrre immediatamente il badge, mantenendo allineato il database dell'evento.

Un unico database per due modalità di accredito

Prestampa e stampa on site sono state gestite come parti dello stesso processo, evitando elenchi separati e garantendo una base dati aggiornata anche dopo l'apertura dell'evento.

Il risultato

· 350 badge prestampati 

· 150 nuove iscrizioni gestite direttamente in sede 

· Gestione delle prestampe e accredito on site come parte di un unico processo, con database sempre aggiornato in tempo reale 

· Tempi di attesa diminuiti drasticamente 

· ROX (return on experience) ottimo da parte del cliente

L'approccio ibrido ha permesso di velocizzare l'ingresso degli ospiti già registrati e, contemporaneamente, di gestire con flessibilità le iscrizioni dell'ultimo momento attraverso la stampa badge in tempo reale.