La sfida: monitorare i flussi senza rallentare l'esperienza

L'evento si articolava tra auditorium, Sala del Cinquecento, area expo e sale di dimensioni più contenute. Era quindi necessario rilevare le presenze in modo puntuale, senza richiedere ai partecipanti di mostrare o scansionare ripetutamente il badge. Parallelamente, l'elevato numero di iscritti richiedeva un processo di stampa rapido e una configurazione centralizzata del database fornito dall'organizzatore.

La soluzione WH Factory

Comunicazioni e database dell'evento

WH Factory ha configurato la struttura dell'evento e il database dei partecipanti sulla piattaforma gestionale web, predisponendo i dati necessari per l'accredito e per le successive elaborazioni. Il flusso è stato supportato anche dall'invio massivo delle comunicazioni ai partecipanti.

Stampa badge RFID in presenza

La zona accredito è stata attrezzata con tre postazioni presidiate e sei totem self-service per la stampa dei badge on site. Ogni badge integrava un tag RFID, associato in modo univoco al profilo del partecipante e pronto per il rilevamento automatico nelle aree congressuali.

Rilevamento presenze con Sense Tiles

Il controllo accessi RFID con Sense Tiles ha permesso il rilevamento a mani libere nei principali ambienti dell'evento. La tecnologia ha monitorato i passaggi senza imporre azioni aggiuntive agli utenti, supportando la lettura dei flussi tra auditorium, Sala del Cinquecento, area expo e salette.

Elaborazione dati e attestati

Al termine dell'evento, i dati di presenza sono stati elaborati per restituire all'organizzatore una lettura strutturata della partecipazione. Il processo si è completato con l'invio degli attestati ai partecipanti in possesso dei requisiti previsti.

Il risultato

Sono stati stampati 1.900 badge. Il sistema di rilevamento delle presenze nelle diverse sale ha operato in modo non invasivo, senza richiedere personale dedicato. L’organizzazione degli accessi ha inoltre permesso di azzerare le code all’ingresso, con metriche delle presenze disponibili in tempo reale.

La combinazione tra stampa badge RFID, rilevamento automatico e gestione centralizzata dei dati ha consentito di coordinare l'accredito e il monitoraggio delle presenze in un evento articolato su più aree, mantenendo fluida l'esperienza dei partecipanti e fornendo all'organizzatore dati utili per la rendicontazione post-evento.